Wissensmanagement im DMS heißt, dass Inhalte dort entstehen, wo sie später gespeichert, gefunden und gemeinsam genutzt werden. d.velop pages macht genau das in d.velop documents möglich. Im Interview nennt Product Manager Sven Terschluse d.velop pages einen „digitalen Arbeitsbereich, in dem Menschen, Prozesse und KI kollaborativ Content erstellen, bearbeiten und weiterentwickeln können“. Drei Gründe sprechen dafür, die du in diesem Artikel erfährst.
Ein Vorgang beginnt oft mit einem kurzen Anruf. Eine Rückfrage zu einer laufenden Akte, eine Zusage am Telefon, ein Prüfergebnis. Was dabei besprochen wird, muss dokumentiert werden, am liebsten sofort und dort, wo die Akte liegt. In der Praxis entsteht daraus meist eine Datei im Textprogramm. Sie landet auf einem Laufwerk, wird umbenannt, weitergeschickt und existiert nach zwei Wochen in mehreren Fassungen, ohne dass jemand sicher weiß, welche gilt. Kennst du das? Dann sind die folgenden drei Gründe für dich geschrieben.
Was ist d.velop pages?
Mit d.velop pages legst du Seiten direkt in d.velop documents an. In der Software heißt eine solche Seite Page, gespeichert und verwaltet wird sie wie jedes andere Dokument. Über das Kontextmenü erzeugst du sie direkt in einer Akte oder verknüpfst sie mit weiteren Dokumenten und Akten. Texte, Bilder, Listen und Tabellen erfasst du dort, wo sie entstehen. Die Live-Demo im Video zeigt diesen Schritt. Eine zusätzliche Anwendung oder ein klassisches Office-Dateiformat benötigst du dafür nicht. Die Inhalte einer Page sind direkt in d.velop documents verfügbar, durchsuchbar und können maschinell weiterverarbeitet werden.
Der Unterschied zu einer klassischen Datei liegt vor allem in der Art, wie mit den Inhalten gearbeitet wird. Während bei klassischen Dokumenten häufig die Datei im Mittelpunkt steht, ist eine Page als fortlaufend gepflegte Inhaltsseite gedacht. Sie kann kontinuierlich weiterentwickelt werden und mehrere Personen können gleichzeitig an denselben Inhalten arbeiten. Für klassische, zu archivierende Dokumente gibt es dieses System längst. Für das Wissen drumherum bisher nicht. Wenn dein Team bereits mit d.velop documents arbeitet, kommt deshalb keine neue Anwendung ins Haus, sondern eine neue Fähigkeit des Systems hinzu, das ohnehin läuft.
Sieh dir d.velop pages im Video an
Grund 1, Wissen entsteht direkt im fachlichen Kontext
Besprechungsnotizen, Projektdokumentationen, Arbeitsanweisungen und Team-Wikis haben eines gemeinsam. Sie sind für die tägliche Arbeit wertvoll, entstehen aber meist in einer separaten Anwendung und werden danach manuell abgelegt.
Mit d.velop pages entfällt dieser Umweg. Weil die Seite in der Akte entsteht, fallen Erfassung und Ablage zusammen, der Vorgang bleibt also medienbruchfrei. Das Wissen bleibt dauerhaft mit den Informationen verbunden, auf die es sich bezieht. Verknüpfen kannst du eine Page außerdem mit weiteren Dokumenten und Akten. Ein Projektplan hängt damit an den Unterlagen, um die es geht, und der fachliche Zusammenhang bleibt sichtbar.
In stark regulierten Bereichen wiegt dieses Argument schwerer als der eingesparte Klick. Wo eine Aktenführungspflicht gilt, ist eine Textdatei außerhalb der E-Akte kein Umweg, sondern eine Lücke im Vorgang. Mit d.velop pages entsteht der Inhalt in der E-Akte selbst und bleibt Teil der Schriftgutverwaltung nach Aktenplan, ohne für die Erfassung in ein Textprogramm außerhalb des Systems wechseln zu müssen. Die Seite liegt dabei versioniert, berechtigungsgeschützt und revisionssicher in d.velop documents, der Vorgang bleibt also durchgehend nachvollziehbar.
Für dich als Sachbearbeiter:in oder Teamleitung heißt das, dass du nicht mehr zwischen Ablagen suchst. Dokumente und Wissen liegen an derselben Stelle und du findest beides über dieselbe Standardsuche.
Grund 2, Wissen gemeinsam erstellen und in Echtzeit weiterentwickeln
Wissen nützt erst etwas, wenn mehrere daran arbeiten und es aktuell halten. Genau dafür gibt es die Echtzeit-Kollaboration in d.velop pages. Die Bearbeitung einer Seite weist du einer Gruppe zu, danach arbeiten alle Personen dieser Gruppe mit Zugriffsberechtigung gleichzeitig an derselben Seite. So bleibt das Wissen aktuell und transparent.
Jede Änderung ist sofort für alle sichtbar. Du erkennst während der Bearbeitung, dass gerade jemand in einer Zeile tippt. Beim Beenden der Bearbeitung wird ein neuer Kenntnisstand gespeichert. Kein Versionschaos, keine Kopien, und die Frage nach der gültigen Fassung ist erledigt, an der kollaboratives Arbeiten sonst regelmäßig scheitert. Die Berechtigungen kommen vollständig aus d.velop documents. Eine separate Berechtigungspflege gibt es nicht, und bei einer Verknüpfung mit Dokumenten oder Akten bleiben bestehende Zugriffsrechte erhalten.
Weil sich Seiten mit weiteren Akten und Inhalten verknüpfen lassen, entsteht kein isolierter Notizzettel, sondern eine zentrale Wissensbasis für die tägliche Arbeit. Genau das verhindert die Datensilos, die sonst zwischen Abteilungen wachsen.
So funktioniert Zusammenarbeit im Team mit d.velop pages
Dieses Tutorial zeigt d.velop pages in Aktion – Schritt für Schritt direkt im Dokumentenmanagementsystem.
Grund 3, aus gepflegtem Wissen wird die Basis für KI
KI-Projekte scheitern selten an der KI. Sie scheitern an den Inhalten, auf die die KI zugreift. Verstreute Dateien in wechselnden Formaten liefern keine verlässliche Grundlage. Wie groß dieser Anteil ist, schätzt Gartner1 auf 70 % bis 90 % der Unternehmensdaten, die unstrukturiert vorliegen. Dokumentenmanagement-Plattformen gelten dabei als entscheidende Grundlage für KI-fähige Unternehmensanwendungen.
Die Inhalte in d.velop pages sind Markdown-nativ. Sie liegen damit strukturiert und maschinenlesbar vor statt in einem starren Dateiformat, und organisiert werden sie dauerhaft in Seiten und Akten. So entsteht die Grundlage, auf der KI-Anwendungen und intelligente Assistenten verlässlich arbeiten können. Strukturiert erfasstes Wissen aus d.velop pages dient dem Chat-Assistenten d.velop pilot genau dafür.
In die andere Richtung schreibt d.velop pilot Ergebnisse direkt in d.velop pages zurück, sodass du im Team daran weiterarbeitest. Ein zusätzliches KI-Tool brauchst du dafür nicht. Die KI-Funktion selbst steckt nicht in d.velop pages. Der Editor liefert die Datengrundlage und ist der Ort, an dem Ergebnisse landen.
Einmal erstellte Inhalte lassen sich mehrfach nutzen. Aus einer freigegebenen Arbeitsanweisung erzeugt d.velop pilot eine Kurzfassung, eine Checkliste oder eine FAQ, ohne dass jemand den Inhalt neu schreibt. Der Aufwand für die fachliche Erstellung fällt damit einmal an, der Nutzen mehrfach.
Darin liegt die Synergie mit d.velop AI. KI ist bei uns kein isoliertes Add-on, sondern nativer Bestandteil der d.velop content platform, und die KI-gestützte Wissenssuche arbeitet auf denselben Inhalten, die in d.velop pages entstehen. Wie du dein Unternehmenswissen abrufen kannst, zeigt d.velop pilot im Detail. Der Weg von der Notiz bis zur KI-Antwort bleibt dabei berechtigungskonform und nachvollziehbar, europäisch gehostet und DSGVO-konform.
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Wofür nutzen Teams d.velop pages?
Die typischen Anwendungsfelder sind Inhalte, die sich weiterentwickeln und gemeinsam gepflegt werden.
- Wissensdatenbank und Team-Wiki: Prozesswissen, Richtlinien und Ansprechpersonen liegen an einem Ort, damit sich neue Kolleg:innen schneller einarbeiten.
- Vorgänge und Projekte: Status, Entscheidungen und offene Punkte hältst du direkt im Vorgang fest, verknüpft mit dem Projektplan und den zugehörigen Unterlagen.
- Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen: Anleitungen bleiben aktuell, sodass nie eine veraltete Version im Umlauf ist.
- Besprechungen: Ergebnisse und Aufgaben hältst du direkt im Termin fest, statt sie hinterher aus dem Gedächtnis zusammenzutragen.
- Akten- und Gesprächsvermerke: Telefonate, Rückfragen oder Prüfergebnisse dokumentierst du live und nachvollziehbar direkt in der passenden Akte.
- Anschreiben: Ein Antwortschreiben verfasst du direkt im Vorgang, statt dafür ein separates Textprogramm zu öffnen. Der Entwurf bleibt bei der Akte, zu der er gehört, und dein Team stimmt ihn dort ab, bevor er rausgeht.
- Wissensartikel, Notizen und Checklisten: Kürzere Inhalte, die sonst nirgends einen festen Platz haben, bekommen einen im Vorgang.
Brauchst du dann noch ein separates Wiki?
Ein zusätzliches Wiki bedeutet in der Regel ein weiteres System, eine weitere Suche und eine weitere Pflege abseits des Dokumentenmanagement-Systems. d.velop pages verzichtet darauf, ein zusätzliches Wiki wird damit überflüssig. Alles, was du erstellst und speicherst, ist in der Standardsuche von d.velop documents durchsuchbar, also in der Suche, die du täglich sowieso nutzt. Der KI-Assistent von d.velop documents findet die Inhalte ebenfalls mit.
Damit baust du eine interne Wissensdatenbank auf, ohne dafür eine zusätzliche Fachinsel-Lösung einzuführen. Kein zweites System, keine zweite Suche, und das Wissen bleibt im Dokumentenmanagement.
Nachgefragt bei Product Manager Sven Terschluse
Sven Terschluse verantwortet d.velop pages als Product Manager Creation & Viewing bei d.velop. Wir haben ihn gefragt, wie das Produkt in die Plattform passt und was für ihn selbst den Unterschied macht.
d.velop Blog: Warum wurde d.velop pages entwickelt?
Sven Terschluse: Wir wollten unseren Anwendern eine einfache und leichtgewichtige Möglichkeit geben, Inhalte direkt in d.velop documents zu erstellen und zu bearbeiten – nativ und unabhängig von Drittanbietern. Wissen entsteht damit genau dort, wo es gespeichert, gefunden und weiterverarbeitet wird und kann direkt in Geschäftsprozessen weiter genutzt werden.
d.velop Blog: Welche Rolle spielt d.velop pages innerhalb der d.velop content platform?
Sven Terschluse: Für mich erweitert d.velop pages die d.velop content platform um eine entscheidende Fähigkeit: Content nicht nur zu speichern und zu verwalten, sondern direkt innerhalb der Plattform entstehen und weiterentwickeln zu lassen. Durch die tiefe Integration kann d.velop pages nahtlos mit anderen Bestandteilen der Plattform wie Prozessen oder d.velop pilot zusammenspielen und auf Informationen und Inhalte innerhalb der Plattform zurückgreifen.
d.velop Blog: Was ist für dich das Besondere an d.velop pages?
Sven Terschluse: Mein persönliches Highlight ist deshalb gar nicht der Editor allein, sondern das, was durch diese Integration möglich wird. Ich sehe d.velop pages nicht nur als ein weiteres Format für Textinhalte, sondern als einen digitalen Arbeitsbereich, in dem Menschen, Prozesse und KI kollaborativ Content erstellen, bearbeiten und weiterentwickeln können.
Wie passt d.velop pages in die d.velop content platform?
Die d.velop content platform begleitet ein Dokument bislang ab dem Moment, in dem es existiert. Ablegen, verwalten, kommentieren, freigeben, signieren, archivieren. Der Schritt davor, das Entstehen der Inhalte, fand außerhalb statt. Diese Lücke schließt d.velop pages.
Seiten können direkt in Geschäftsprozesse eingebunden werden. Das d.velop process studio bringt dafür drei Aktionen mit. „Page erstellen“ legt automatisiert eine neue Seite im Prozess an, „Page abrufen“ liest den Inhalt einer bestehenden Seite aus und stellt ihn für die nächsten Schritte bereit, und „Page aktualisieren“ schreibt neue Inhalte in eine bestehende Seite.
Am deutlichsten wird das an einem Formular. Dein Team erfasst Angaben, der Prozess schreibt daraus automatisch eine Seite in die passende Akte, und dort lässt sie sich suchen, lesen und weiterbearbeiten wie jede andere Seite. Umgekehrt liest der Prozess eine bestehende Seite aus und nutzt ihren Inhalt im nächsten Schritt. Was vorher als Prozessergebnis irgendwo landete, bleibt so im Vorgang.
Mit dem d.velop pilot kommt die dritte Richtung dazu. Die KI arbeitet nicht über den Inhalt, sondern direkt am strukturierten Inhalt. Menschen schreiben, Prozesse erzeugen, KI verarbeitet, und alle drei greifen auf dieselben Seiten zu.
Angebunden ist d.velop pages überall dort, wo das d.velop eigene Repository als führendes Speicherelement dient, und für die Systeme drumherum bietet d.velop über 500 Integrationsmöglichkeiten.
Was ändert sich, wenn du d.velop documents schon nutzt?
Für dich ist d.velop pages kein neues Projekt. Nach der Aktivierung ist der Editor innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Ein Implementierungsprojekt braucht es nicht, eine wochenlange Einrichtung auch nicht. Auch an deiner Arbeitsumgebung ändert sich nichts. Die Inhalte sind im Webbrowser abrufbar und dort verfügbar, wo dein Team ohnehin arbeitet, etwa in Microsoft Teams und Outlook. Wenn du dein Microsoft Teams Dokumentenmanagement schon angebunden hast, entsteht die Seite im selben Kontext wie der restliche Vorgang.
Deine Berechtigungen bleiben, wie sie sind. Deine Suche bleibt, wie sie ist. Dazu kommt der Ort für alles, was bisher als Datei daneben lag.
d.velop pages im Überblick
Einen Überblick über Funktionen, Anwendungsfälle und Integrationsexpertise findest du auf der Produktseite zur Wissensmanagement-Software.
Fazit
d.velop pages ist mehr als ein Editor. Als Wissensmanagement-Software ist es der Ort, an dem Wissen in der d.velop content platform entsteht, und damit das Bindeglied zwischen Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und KI. Du erfasst Inhalte im fachlichen Kontext, arbeitest gemeinsam daran und schaffst gleichzeitig die Grundlage, auf die d.velop pilot zugreift.
Das Fazit für mich ist, das Wissen bleibt genau da, wo es sein soll, und zwar im DMS. Kein zweites System, keine verstreuten Office-Dateien, nichts auf dem Desktop gespeichert, alles im DMS.
Marwin Meller
Senior Product Marketing Manager
d.velop AG
Häufige Fragen zu d.velop pages
In d.velop pages weist du die Bearbeitung einer Seite einer Gruppe zu. Danach arbeiten alle Personen dieser Gruppe mit Zugriffsberechtigung gleichzeitig an derselben Seite, und jede Änderung ist sofort für alle sichtbar. Während der Bearbeitung erkennst du, dass gerade jemand in einer Zeile tippt. Beim Beenden der Bearbeitung wird ein neuer Kenntnisstand gespeichert, es entstehen also keine parallelen Kopien.
Eine Seite in d.velop pages liegt in keinem festen Dateiformat, sondern in einem eingebetteten und maschinell auslesbaren Format innerhalb von d.velop documents. Deshalb entsteht kein Medienbruch zwischen Erfassung und Ablage, und es gibt keine Datei, die getrennt vom Vorgang gespeichert wird. Durchsuchen lässt sich die Seite genauso wie ein abgelegtes PDF-Dokument. Zusätzliche Erweiterungen sind dafür nicht notwendig.
Alle Inhalte aus d.velop pages sind Teil der Standardsuche von d.velop documents. Du suchst an derselben Stelle wie nach Dokumenten und Akten, ohne eine zweite Suche zu bedienen. Der KI-Assistent von d.velop documents greift ebenfalls auf diese Inhalte zu. Weil Seiten in Akten organisiert und mit Dokumenten verknüpft sind, findest du sie zusätzlich über den fachlichen Zusammenhang.
Der Editor bietet die Möglichkeiten eines Texteditors, darunter Fettung, Kursivsetzung, Hervorhebungen sowie Zurück und Vor. Verlinkungen, Bilder und Tabellen fügst du direkt in die Seite ein, und formatieren kannst du inline oder über die Bearbeitungsleiste. Die Inhalte lassen sich anschließend mit Dokumenten und weiteren Akten verknüpfen. Ein zusätzliches Textprogramm brauchst du dafür nicht.
Arbeitsanweisungen liegen als Seite im Dokumentenmanagement und werden dort gepflegt, statt als Datei zu kursieren. Eine Änderung wirkt sofort für alle, die auf die Seite zugreifen dürfen. Damit ist keine veraltete Version im Umlauf, und die Standardsuche findet die gültige Anweisung in Sekunden. Bei Bedarf verknüpfst du die Anweisung mit der Akte oder dem Dokument, auf das sie sich bezieht.
Dafür brauchst du ein Werkzeug, in dem mehrere Teilnehmende gleichzeitig schreiben und das die Notiz danach dauerhaft auffindbar hält. d.velop pages erfüllt beides, weil die Notiz als Seite im Dokumentenmanagement entsteht und Teil der Standardsuche wird. Ergebnisse und Aufgaben hältst du während des Gesprächs fest, nicht hinterher aus dem Gedächtnis. Die fertige Seite verknüpfst du mit dem passenden Vorgang oder legst sie direkt in der Akte ab.
Für Projektdokumentation eignet sich eine Wissensmanagement-Software, in der Status, Entscheidungen und offene Punkte laufend festgehalten werden und die Dokumentation mit den zugehörigen Unterlagen verbunden bleibt. d.velop pages leistet das im Dokumentenmanagement, weil sich eine Seite mit einem Projektplan, den zugehörigen Dokumenten und weiteren Akten verknüpfen lässt. Das Projektteam arbeitet gleichzeitig an derselben Seite. Nach Projektende bleibt die Dokumentation im fachlichen Zusammenhang auffindbar.
Ja, d.velop pilot schreibt Ergebnisse direkt in d.velop pages zurück, sodass du sie dort im Team weiterbearbeitest. In die andere Richtung dient strukturiert erfasstes Wissen aus d.velop pages dem Chat-Assistenten als verlässliche Grundlage. Ein zusätzliches KI-Tool ist dafür nicht nötig. Die KI-Funktion selbst steckt nicht in d.velop pages, der Editor ist Datengrundlage und Ausgabeort.
Nach der Aktivierung ist d.velop pages innerhalb weniger Minuten einsatzbereit, sofern dein Unternehmen d.velop documents bereits nutzt. Ein Implementierungsprojekt und eine wochenlange Einrichtung braucht es nicht. Die Aktivierung übernimmt in der Regel die zuständige Administration. Danach legt dein Team die erste Seite direkt in einer Akte an.
So geht’s in Cloud-Systemen
1. Navigiere auf der d.velop documents-Startseite zu Konfiguration > Dokumentenmanagement > Verwaltung > d.velop pages.
2. Aktiviere d.velop pages.
3. Richte d.velop pages für die entsprechenden Repositorys ein.
4. Verwalte die Berechtigungen für d.velop pages. Wähle aus, welche Benutzergruppen Seiten erstellen dürfen.
So ist d.velop pages erfolgreich aktiviert und eingerichtet. Im Kontextmenü von Akten steht für berechtigte Anwendende nun die Option Neu > Page erstellen zur Verfügung.
Eine Wissensdatenbank bündelt Prozesswissen, Richtlinien und Ansprechpersonen an einem Ort, sodass neue Kolleg:innen Antworten selbst finden statt nachzufragen. In d.velop pages liegt diese Wissensdatenbank im Dokumentenmanagement, also dort, wo auch die Vorgänge liegen, auf die sich das Wissen bezieht. Jeder Beitrag im Team erweitert den Bestand, ohne dass jemand eine separate Plattform pflegen muss. Bestehende Zugriffsrechte bestimmen, wer welchen Inhalt sieht.