KI-gestützte Vertragsfreigabe in Versicherungen verbindet automatische Dokumentenerkennung, eine KI-Vorprüfung und einen Freigabe-Workflow, der Zuständigkeiten, Fristen und Nachweise für jeden Vorgang im Policenbestand festhält. Nachträge, Vertragsänderungen und Kündigungen landen dadurch vorsortiert und vorgeprüft bei der zuständigen Fachkraft, die weiterhin entscheidet. Dieser Artikel zeigt, wie Intelligent Document Processing in Versicherungen den Prozess anstößt, welche Vorgaben aus DSGVO, DORA und EU AI Act greifen und wie Versicherer ihre Dokumentenprozesse bereits automatisieren.
Warum Freigaben im Policenbestand an ihre Grenzen stoßen
Heutzutage stoßen Freigaben im Policenbestand an ihre Grenzen, weil sie auf manueller Zuordnung und Einzelfallprüfung beruhen, deren Aufwand mit dem Vertragsbestand wächst. Nachträge und Vertragsänderungen kommen über E-Mail, Post, Fax und Kundenportale herein, ohne dass ein System sie automatisch dem richtigen Vertrag zuordnet.
Sachbearbeiter:innen prüfen Klauseln und Sonderbedingungen von Hand gegen interne Richtlinien. Parallel dokumentiert das Compliance-Team, wer wann welche Freigabe erteilt hat. Je größer der Bestand, desto höher das Risiko, dass Kündigungsfristen reißen oder eine Freigabe doppelt erteilt wird.
An diesem Punkt setzt eine KI-gestützte Vertragsfreigabe als Vorstufe der fachlichen Prüfung an. Sie übernimmt die Vorprüfung von Routinefällen und markiert klärungsbedürftige Vorgänge, die finale Freigabe liegt aber immer bei den Sachbearbeiter:innen.
Wie eine KI-gestützte Vertragsfreigabe in der Praxis funktioniert
Eine KI-gestützte Vertragsfreigabe läuft normalerweise in drei Stufen ab: Erkennung im Posteingang, Vorprüfung im Vertragsmanagement und Freigabe im Workflow.
Intelligent-Document-Processing-Technologien, wie sie in d.velop AI Lösungen vorhanden sind, erkennen eingehende Dokumente automatisch, klassifizieren sie und extrahieren Daten wie Vertragspartner, Laufzeit und Klauseln, layoutunabhängig. Das funktioniert übrigens auch bei eingescannten Schreiben. Hierbei übergibt Intelligent Document Processing die entsprechenden Daten strukturiert an den nächsten Prozessschritt. Manuell vorsortiert werden nur noch die Dokumente, die die KI nicht sicher zuordnet.
In der Vertragsmanagement-Software d.velop contracts steuern und priorisieren Sachbearbeiter:innen nachfolgend Prüfungen und Vertragsgenehmigungen zentral, der Fristenkalender erkennt Kündigungs- und Verlängerungsfristen, und KI-gestützte Analysen geben frühzeitig Risikohinweise auf ungewöhnliche Klauseln. Auf Wunsch verarbeitet d.velop contracts Vertragsdaten ausschließlich in europäischen Rechenzentren. Das hält die Daten im europäischen Rechtsraum und unterstützt Versicherungen bei den Anforderungen der DSGVO. Wie der Freigabeprozess danach weiterläuft, lässt sich in drei Schritten beschreiben.
Von der digitalen Vertragsakte zur elektronischen Signatur
Zuerst laufen alle Unterlagen eines Vertrags in einer digitalen Vertragsakte zusammen. Durch die revisionssichere Archivierung bleibt jeder Freigabeschritt auch im Nachhinein für eventuelle Prüfungen der BaFin nachvollziehbar. Für die Policenverwaltung heißt das konkret: Laufzeiten, Nachträge und Kündigungsfristen liegen in einem auditierbaren System statt in Insellösungen je Sparte.
Danach wird der Freigabe-Workflow von d.velop process studio abgebildet. Die Low-Code-fähige Prozessmodellierung nach BPMN 2.0 bildet Genehmigungsstufen, Vertretungsregelungen und Eskalationswege ab und protokolliert jeden Schritt. Das Prozessprotokoll lässt sich in d.velop documents revisionssicher archivieren. KI übernimmt einzelne Bausteine wie die Vorprüfung von Standardfällen, risikobehaftete Vorgänge eskaliert der Workflow an die zuständige Fachkraft. Haben Versicherungen Freigabeprozesse in anderen Bereichen bereits digitalisiert, können sie dieselbe Prozesslogik einfach auf den Policenbestand übertragen.
Muss ein Nachtrag unterschrieben werden, nutzt d.velop process studio anschließend die elektronische Signatur aus d.velop sign als Aktion im Freigabe-Workflow. d.velop sign startet Signaturumläufe mit internen und externen Personen und deckt alle drei Signaturstufen nach eIDAS ab: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Den unterzeichneten Vertrag verwalten Sachbearbeiter:innen anschließend direkt in d.velop contracts. Wie Versicherungen einen solchen Genehmigungsprozess konkret im d.velop process studio implementieren können, zeigt die Videoanleitung Genehmigungsprozess mit dem d.velop process studio implementieren.
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Welche regulatorischen Anforderungen bei automatisierten Freigaben greifen
Bei automatisierten Freigaben im Policenbestand greifen für Versicherer vor allem die DSGVO, DORA und der EU AI Act.
Die DSGVO schützt die personenbezogenen Daten in Policen, Nachträgen und Korrespondenz. Relevant ist zusätzlich Art. 22 DSGVO: Er schränkt Entscheidungen ein, die ausschließlich automatisiert fallen und Betroffene erheblich beeinträchtigen. Deshalb sollte die finale Freigabe in der Regel bei Sachbearbeiter:innen liegen. Ob im Einzelfall eine Ausnahme greift, klärt die Datenschutzabteilung.
Für IT-Risikomanagement und IT-Governance gilt seit dem 17. Januar 2025 die DORA-Verordnung, welche die vorher geltende VAIT Anfang 2025 abgelöst hat. Für Versicherer heißt das in der Umsetzung: Das IKT-Risikomanagement muss die Gesamtarchitektur abdecken, also auch Systeme, die Verträge automatisiert vorprüfen. Führen Versicherungen Software zur automatisierten Vertragsprüfung ein, kommt eine formelle IKT-Drittanbieter-Risikobewertung nach Art. 28 bis 30 der DORA-Verordnung hinzu.
Der EU AI Act stuft KI-Systeme zur Risikobewertung und Preisbildung in Bezug auf natürliche Personen in der Lebens- und Krankenversicherung als Hochrisiko-KI ein (Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III Nr. 5 Buchst. c). Für diese Systeme gelten umfangreiche Dokumentations-, Registrierungs- und Aufsichtspflichten. Eine KI, die im Policenbestand Standardklauseln vorprüft und die Entscheidung einer Fachkraft überlässt, fällt nach dem Wortlaut von Anhang III nicht ohne Weiteres in diese Kategorie. Die Einordnung hängt jedoch vom konkreten Einsatzzweck ab.
Die Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act greifen später als ursprünglich geplant: Mit dem Digital Omnibus, seit Juli 2026 in Kraft, verschieben sich die Pflichten für Anhang-III-Systeme auf den 2. Dezember 2027. Daher sollten Versicherungen die Einführung einer Software dieser Art sowie die aktuellen regulatorischen Fristen vor dem Produktivstart von ihrer Compliance-Abteilung oder juristisch prüfen lassen.
Wie Fachkräfte und Compliance-Teams die Kontrolle behalten
Fachkräfte und Compliance-Teams behalten die Kontrolle, weil der Workflow jede Freigabe einer verantwortlichen Person zuordnet. d.velop AI ist auf die Anforderungen des EU AI Act an Aktivitätsprotokolle, Risikobewertungen und menschliche Aufsicht, den sogenannten „Human in the Loop“, ausgelegt. Für die KI-Komponenten der d.velop content platform gilt dasselbe Berechtigungskonzept wie in d.velop documents. Das Prozessprotokoll aus d.velop process studio lässt sich in d.velop documents revisionssicher archivieren. Darin sehen Compliance-Teams, welchen Vorschlag der KI-Baustein gemacht und welche Person final freigegeben hat.
Die KI-Vertragsprüfung in d.velop contracts ist dabei bewusst als Unterstützung angelegt. d.velop contracts analysiert Verträge und markiert Auffälligkeiten, übernimmt aber keine rechtsverbindliche Bewertung und ersetzt daher auch keine juristische Fachkenntnis. Die Verantwortung für die Freigabe liegt weiterhin bei den zuständigen Sachbearbeiter:innen.
Wie Versicherer ihre Dokumentenprozesse bereits automatisieren
Versicherer wie Pantaenius, die DMB Rechtsschutz-Versicherung und die Bayerische setzen d.velop bereits für ihre Dokumenten- und Posteingangsprozesse ein. Diese Dokumentenmanagementprozesse bilden die Grundlage, auf der eine KI-gestützte Vertragsfreigabe aufsetzt.
Die Pantaenius Versicherungsgruppe mit Sitz in Hamburg ist auf Boots- und Yachtversicherungen spezialisiert und arbeitet seit über zehn Jahren mit d.velop-Lösungen. Das Dokumentenmanagement ist an das Bestandsführungssystem OASIS angebunden, jährlich laufen 200.000 Posteingänge über die automatisierte Posteingangsverarbeitung, und das digitale Archiv umfasst mehr als 25 Millionen Dokumente.
„Papier ist rückläufig, wir haben Papier schon zu 95 Prozent abgeschafft.“ Sebastian Papke, Leiter des digitalen Projektmanagements, Pantaenius
Die DMB Rechtsschutz-Versicherung AG aus Köln betreut über 140.000 Versicherungsverträge und verarbeitet rund 160.000 eingehende Dokumente pro Jahr. Intelligent Document Processing, umgesetzt mit dem Partner Buildsimple, ordnet die Dokumente über 70 Dokumentenklassen zu und extrahiert Vertrags-, Vermittler- und Schadennummern. Klassifikations- und Trefferquote liegen jeweils über 90 Prozent.
Die Bayerische erfasst ihre gesamte Eingangspost digital und stellt sie workflow-gesteuert den Fachbereichen bereit. Monatlich verarbeitet sie 83.000 Workflows, das Produktionsarchiv umfasst 41,6 Millionen Objekte. Holger Kühl, Leiter Organisationseinheit, suchte nach eigener Aussage einen DMS-Partner, „mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist“.
Fazit: KI bereitet die Freigabe vor, die Fachkraft entscheidet
Eine KI-gestützte Vertragsfreigabe verlagert die Arbeit im Policenbestand von der Suche nach dem richtigen Dokument hin zur fachlichen Entscheidung. Die Regulatorik steht dem nicht im Weg, solange Protokollierung, Berechtigungen und menschliche Aufsicht von Anfang an in der Architektur stecken.
DORA verlangt den Nachweis über die Gesamtarchitektur, der EU AI Act zieht die Grenze zur Hochrisiko-KI eng. Ein automatisierter Freigabeprozess ist deshalb erst dann fertig, wenn er sich vor der Aufsicht so sauber belegen lässt wie ein manueller.
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Häufig gestellte Fragen
Die DSGVO verbietet KI in der Vertragsprüfung nicht grundsätzlich. Entscheidend sind Zweckbindung, klar geregelte Zugriffsrechte, nachvollziehbare Dokumentation und die Grenze aus Art. 22 DSGVO für ausschließlich automatisierte Entscheidungen. Ob ein konkreter Anwendungsfall zulässig ist, klären Versicherungen mit ihrer Datenschutzabteilung.
Den Nachweis stützen die Protokolle: d.velop process studio protokolliert jeden Workflow-Schritt, das Prozessprotokoll lässt sich in d.velop documents revisionssicher archivieren, und die digitale Vertragsakte bündelt alle Unterlagen zum Vorgang. So ist belegt, was das System vorgeschlagen und wer final freigegeben hat. Den Nachweis über die Gesamtarchitektur und die IKT-Drittanbieter-Risikobewertung führen Versicherer selbst.
Für eine KI-Vorprüfung eignen sich Vorgänge, die häufig vorkommen und klaren Regeln folgen, etwa Standardnachträge oder fristgerechte Kündigungen. Vorgänge mit Sonderbedingungen, Kulanzentscheidungen oder unklarer Rechtslage gehen direkt an die Sachbearbeiter:innen. Welche Vorgangsarten das im eigenen Haus sind, legen Versicherungen in den Regeln des Freigabe-Workflows fest.
Das hängt von Ausgangslage und Systemlandschaft ab, eine pauschale Angabe gibt es nicht. Einen Anhaltspunkt liefert die DMB Rechtsschutz-Versicherung: Ihr IDP-Projekt wurde nach eigenen Angaben innerhalb von acht Monaten umgesetzt. Jedoch bedarf es bei jeder Softwareeinführung einer individuellen Evaluation der Projektlaufzeit. Für die IKT-Drittanbieter-Risikobewertung nach DORA kommt zusätzliche Zeit hinzu.
Ja. d.velop ersetzt kein Kern- oder Bestandsführungssystem, sondern ergänzt Systeme wie OASIS oder die in|sure Ecosphere über Schnittstellen, iFrame-Integration und eine offene REST-API. Eine Migration der Bestandsdaten ist dafür nicht erforderlich. Wie aufwendig die Anbindung ausfällt, hängt von der jeweiligen Systemlandschaft ab.
d.velop contracts läuft in der Cloud oder hybrid. Im Cloud-Betrieb lassen sich Vertragsdaten ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeiten. Für die IKT-Drittanbieter-Risikobewertung nach DORA ist das Betriebsmodell ein Kernpunkt, weil es Auslagerung, Datenhaltung und Exit-Strategie bestimmt.
Vertragsfreigabe betrifft die Prüfung und Genehmigung von Vorgängen im Policenbestand wie Nachträgen, Vertragsänderungen und Kündigungen. KI in Schadenbearbeitung und Underwriting unterstützt andere Prozesse, etwa die Auswertung von Schadensmeldungen oder die Risikoprüfung neuer Anträge. Einen Überblick über diese Einsatzfelder gibt der Artikel zu Künstlicher Intelligenz in Versicherungen.