Eine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte gibt es nicht, für bestimmte Unterlagen darin aber schon. Ab dem 1. Januar 2027 musst du Entgeltunterlagen und bestimmte begleitende Nachweise ausnahmslos elektronisch führen. Die Möglichkeit, dich davon befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026 (§ 8 Abs. 3 BVV).
Du kennst das wahrscheinlich. Die Lohnabrechnung kommt längst digital aus dem Abrechnungsprogramm, der Aufenthaltstitel der neuen Kollegin oder der Nachweis zur Elterneigenschaft steckt aber noch im Hängeordner. So geht es vielen. Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2025 nutzen 94 Prozent der Unternehmen mit Aktenordnern diese noch in der Personalabteilung. Für die Entgeltunterlagen reicht das ab 2027 nicht mehr, und für den Rest der Akte stellt sich die Frage, ob er auf Papier bleiben soll.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte genannt, bündelt alle Dokumente zum Arbeitsverhältnis einer beschäftigten Person in elektronischer Form. Sie ersetzt die Papierakte im Schrank und wird in einem Dokumentenmanagement-System, einer eigenständigen Personalakten-Software oder einem Modul der HR-Suite geführt. Über Berechtigungen legst du fest, wer welche Unterlagen sieht, und Aufbewahrungsfristen hinterlegst du je Dokumentart.
Gibt es eine Pflicht zur elektronischen Personalakte?
Nein, ein Gesetz, das privatwirtschaftlichen Arbeitgebern die vollständig elektronische Personalakte vorschreibt, gibt es nicht. Verpflichtend wird ab 2027 nur ein Ausschnitt, nämlich die Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Grenze zwischen beiden Bereichen ist allerdings unscharf. Ein Aufenthaltstitel, eine Erklärung zur geringfügigen Beschäftigung oder ein Nachweis zur Kinderzahl gehört fachlich in die Entgeltunterlagen, landet aber oft in der Personalakte. Führst du künftig einen Teil digital und den anderen auf Papier, pflegst du zwei Ablagen für dieselbe Person.
Für 82 Prozent der Unternehmen ist die Umsetzung rechtlicher Vorgaben laut der Bitkom-Umfrage ein Grund, ihre Büros zu digitalisieren. Der Stichtag 2027 ist so ein Anlass. Es lohnt sich, ihn zu nutzen und gleich die komplette elektronische Personalakte einzuführen. Eine Pflicht dazu besteht nicht, der organisatorische Aufwand für eine geteilte Ablage ist aber auf Dauer höher.
Was regelt § 8 BVV?
§ 8 BVV legt fest, welche Angaben und Unterlagen du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person in den Entgeltunterlagen führen musst. Die Vorschrift hat drei Teile, die für die Umstellung unterschiedlich wichtig sind.
Absatz 1 zählt die Pflichtangaben auf. Dazu gehören Name, Geburtsdatum und Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung, das Arbeitsentgelt mit seiner Zusammensetzung, der Beitragsgruppenschlüssel und die Einzugsstelle. Diese Daten liefert in der Regel dein Entgeltabrechnungsprogramm.
Absatz 2 ist für die Personalabteilung der spannendere Teil. Er nennt die Unterlagen, die du elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen musst. Dazu zählen unter anderem
- Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel,
- Sozialversicherungsmeldungen, also Daten der erstatteten Meldungen und der von Krankenkassen übermittelten Meldungen,
- Erklärungen und Anträge zur geringfügigen Beschäftigung, zu Befreiungen und Verzichten,
- Nachweise zur Versicherungsfreiheit, zum Krankenversicherungsschutz und zu Statusfeststellungsverfahren,
- Unterlagen zur Entsendung,
- Nachweise zu den Arbeitsbedingungen, also Niederschriften nach dem Nachweisgesetz,
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz,
- Nachweise zu Pflegezeit, Elterneigenschaft und Kinderzahl.
Absatz 3 regelt die Ausnahme. Bis zum 31. Dezember 2026 kannst du dich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Danach entfällt diese Möglichkeit.
Was gilt ab 2027 für elektronische Entgeltunterlagen?#
Ab dem 1. Januar 2027 musst du alle Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch führen, eine Befreiung ist dann nicht mehr möglich. Ganz neu ist die Pflicht nicht. Für neue Tatbestände gilt die elektronische Führung bereits seit dem 1. Januar 2022. Wer keine Befreiung beantragt hat, muss seine Entgeltunterlagen also schon heute digital führen.
Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen endet am 31.12.2026
Hast du eine Befreiung, gilt sie nur bis zum Jahresende 2026. Eine Verlängerung sieht § 8 BVV in der aktuellen Fassung nicht vor. Prüfe trotzdem kurz vor dem Stichtag, ob sich an der Rechtslage noch etwas geändert hat.
Was der Stichtag in der Praxis bedeutet
Ausgangslage
- Eine Person ist seit dem 1. Februar 2020 bei dir beschäftigt, mit schriftlichem Arbeitsvertrag.
- Für das Sommersemester 2027 legt sie eine Immatrikulationsbescheinigung vor, ausgestellt am 4. April 2027.
- Du warst vom 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2026 von der elektronischen Führung befreit.
- Die Betriebsprüfung fordert die Entgeltunterlagen im Februar 2028 an.
Ergebnis
- Die Immatrikulationsbescheinigung musst du elektronisch führen, weil sie nach dem Ende deiner Befreiung entstanden ist.
- Den Arbeitsvertrag kannst du elektronisch führen, verpflichtet bist du dazu aber nicht.
Nach Beispiel 4 der Verfahrensbeschreibung zu den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV
Welche Formvorgaben gelten für Entgeltunterlagen in elektronischer Form?
Erlaubt sind PDF sowie Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF, und jedes Dokument braucht eine eigene Datei. Die Details regeln die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV. Mehrere Unterlagen in einer Sammel-PDF sind nicht zulässig. Skripte, nachgeladene Inhalte und eingebettete Dateien ebenfalls nicht.
Jede Datei bekommt einen sprechenden Namen, aus dem Art der Unterlage, Person und Zeitbezug hervorgehen. Für die Zeichen im Dateinamen gibt es zusätzlich feste Vorgaben. Alternativ reicht eine tabellarische Beschreibung mit denselben Kriterien. Für die Vollständigkeitsprüfung hältst du außerdem ein elektronisches Verzeichnis aller Beschäftigten vor, sortiert wie die Entgeltunterlagen und getrennt nach Einzugsstellen. Vier Erklärungen nach § 8 Abs. 2 BVV verlangen die Schriftform. Eine solche Erklärung als PDF ohne Unterschrift abzulegen, ist nicht zulässig. Die Schriftform lässt sich durch ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzen.
Gleiche die Vorgaben vor der Umstellung mit deiner Steuerberatung oder Einzugsstelle ab, damit du mit der aktuell gültigen Fassung arbeitest.
Was hat die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung damit zu tun?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung deine Abrechnungsdaten prüft, und auch hier endet die Befreiung am 31. Dezember 2026. Der Prüfdienst kontrolliert nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre, ob du Beiträge und Meldungen korrekt abgewickelt hast.
Bei der euBP übermittelst du Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch, und zwar ausschließlich aus systemgeprüften Programmen. Eine Befreiung ist nur für Zeiträume bis zum 31.12.2026 möglich, ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung für alle Abrechnungsfälle Pflicht. Die euBP Pflicht und die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen fallen damit auf denselben Stichtag.
Belege und Unterlagen kannst du nicht mit der Datensendung übermitteln. Die Nachweise nach § 8 Abs. 2 BVV stellst du stattdessen auf Anforderung bereit, jeweils als separate Datei. Wie schnell das geht, hängt davon ab, wie sauber deine digitale Ablage strukturiert ist. Aufbewahren musst du die Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
Was gehört in die digitale Personalakte?
In die digitale Personalakte gehören alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis einer Person dokumentieren, von der Bewerbung bis zum Austritt. Typische Inhalte der Personalakte sind Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Fortbildungen, Beurteilungen und Abmahnungen. Gesundheitsdaten gehören nur so weit in die Akte, wie das Arbeitsverhältnis es erfordert. Hier gilt der Grundsatz der Datenminimierung aus der DSGVO, digital genauso wie auf Papier.
Die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV überschneiden sich mit diesem Bestand, sind aber nicht identisch. Gehaltsdaten, Beitragsnachweise und Meldungen betreut meist die Lohnbuchhaltung, Verträge und Beurteilungen die Personalabteilung. Liegen beide in einem System, regelst du über Rollen, wer was sieht. Die Lohnbuchhaltung sieht die Entgeltunterlagen, Führungskräfte nur die Dokumente ihres Teams.
Die Aufbewahrungsfristen der Personalakte unterscheiden sich je nach Dokumenttyp und reichen von wenigen Monaten für Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidat:innen bis zu mehreren Jahren für Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen. In einer digitalen Akte hinterlegst du diese Fristen einmal je Dokumentkategorie, statt sie für jede Mappe einzeln im Blick zu behalten.
Ist eine Frist abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund zur Aufbewahrung, greift der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO. Dann löschst du die Unterlage, statt sie vorsorglich zu behalten. Für Gehaltsabrechnungen gilt eine eigene Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen, die sich aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht ergibt.
Personalakte digitalisieren, wie gelingt die Umstellung?
Am einfachsten gelingt die Umstellung, wenn du neue Unterlagen ab sofort digital ablegst und den Papierbestand als eigenes Projekt nachziehst. Für die Entgeltunterlagen ist keine rückwirkende Digitalisierung älterer Zeiträume vorgeschrieben. Ob du den Altbestand trotzdem scannst, ist eine Frage von Platz, Zugriff und Aufwand, nicht der Pflicht.
Bestand sichten und Struktur festlegen
Bevor gescannt wird, sortierst du aus, was nicht mehr aufbewahrt werden muss. Danach legst du fest, welche Register jede Akte bekommt, welche Dokumentkategorien es gibt und welche Rolle welche Kategorie sehen darf. Arbeitest du zusätzlich mit einer HR-Software oder SAP, klärst du außerdem, welches System für Aufbewahrungs- und Löschfristen führend ist.
Für die Entgeltunterlagen bietet sich ein eigenes Register an, mit Unterregistern je Nachweisart, etwa für die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, den Aufenthaltstitel oder die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Mit dieser Struktur findest du später jeden Nachweis, den der Prüfdienst für eine bestimmte Person anfordert.
Papierunterlagen scannen
Für die meisten Entgeltunterlagen erlauben die Gemeinsamen Grundsätze eine entsprechende Anwendung der GoBD, also ersetzendes Scannen nach den dort festgelegten Regeln. Strenger sind die Regeln für Erklärungen, die eine Unterschrift brauchen. Das Papieroriginal darfst du hier erst vernichten, wenn du den Scan mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen hast. Dafür kannst du das Zertifikat aus dem Meldeverfahren zur Sozialversicherung nutzen. Fehlt die Signatur, bewahrst du das Papieroriginal zusätzlich auf.
Neue Unterlagen digital entstehen lassen
Unterlagen, die von Anfang an digital entstehen, musst du später nicht mehr scannen. Ein Arbeitszeugnis darfst du nach § 109 GewO mit Einwilligung der beschäftigten Person in elektronischer Form erteilen. Auch den Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu lassen, ist möglich. Bei befristeten Verträgen ist dafür eine qualifizierte elektronische Signatur nötig.
Wie Dokumente gescannt, wiedergefunden und über Zugriffsrechte geschützt werden, zeigt Marwin Meller aus dem Produktmarketing im Video zur digitalen Personalakte in d.velop documents:
Welche HR-Prozesse solltest du als Nächstes digitalisieren?
Als Nächstes lohnen sich die Abläufe, die heute die meiste manuelle Arbeit kosten, etwa Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Vertragsänderungen sowie On- und Offboarding. Liegt die Personalakte digital vor, greifen diese Prozesse direkt auf sie zu. Welche Abläufe bei dir zuerst an der Reihe sind, zeigt der Prozess-Check im Whitepaper Ihr Ramp-up zu digitalen HR-Prozessen in 12 Schritten. Dort ordnest du jeden Prozess ein, ob er heute manuell, teilweise oder durchgängig automatisiert läuft.
Plane die Einführung schrittweise statt in einem großen Wurf und prüfe vorher die Schnittstellen zu deinen bestehenden Systemen. So entstehen keine neuen Insellösungen neben der digitalen Akte. Das Whitepaper führt dich durch zwölf Schritte, von der Strategie über Datenschutz und Betriebsrat bis zum digitalen Arbeitsplatz. Am Ende hältst du im Ramp-up-Check für jeden Schritt fest, was erledigt ist, was als Nächstes kommt und wer verantwortlich ist.
💡 Ramp-up zu digitalen HR-Prozessen in 12 Schritten – mit Prozess-Check und Ramp-up-Check zum Ausfüllen
Das Whitepaper zeigt, wie du deine Personalarbeit Schritt für Schritt digitalisierst, Mitarbeitende begeisterst und Fachkräfte für dich gewinnst.
Wie unterstützt d.velop die digitale Personalakte?
Das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents führt Personalakte und Entgeltunterlagen in einer revisionssicheren digitalen Akte zusammen. HR und Lohnbuchhaltung arbeiten dann mit derselben Ablage, und die doppelte Ablage aus Papier und digital fällt weg. In der digitalen Personalakte findest du per Volltextsuche auch Inhalte in gescannten Unterlagen. Die Register kannst du zum Beispiel am Arbeitsverhältnis ausrichten, von der Bewerbung bis zum Austritt, mit einem eigenen Register für die Entgeltunterlagen und Unterregistern je Nachweisart:
Über Rollen und Rechte steuerst du, wer welche Unterlagen öffnet. Gehaltsdaten bleiben bei Personalabteilung und Lohnbuchhaltung, Führungskräfte sehen nur die Dokumente ihres Teams. Jede Änderung wird versioniert und protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann ein Dokument geändert hat.
Sie können die Berechtigung je Abteilung, aber auch je Mitarbeiter so einstellen, dass er nur Zugriff auf bestimmte Dokumente hat.
Marwin Meller
Senior Product Marketing Manager
d.velop AG
Für die Betriebsprüfung zählt, dass Unterlagen unverändert vorliegen und schnell auffindbar sind. d.velop documents ist nach IDW PS 880 geprüft und lässt sich GoBD-konform betreiben, wenn Kategorien, Aufbewahrungsfristen, Löschsperren und Berechtigungen entsprechend eingerichtet sind. Diese Regeln lassen die Gemeinsamen Grundsätze für die Speicherung von Entgeltunterlagen ausdrücklich zu. Aufbewahrungsfristen hinterlegst du je Dokumentkategorie, auf Wunsch mit automatischer Löschung nach Fristablauf.
Das Dokumentenmanagementsystem ergänzt deine bestehenden Systeme, statt sie zu ersetzen. Die digitale Personalakte lässt sich in SAP HCM und SAP SuccessFactors, DATEV sowie in Microsoft 365 und SharePoint einbinden.
d.velop documents gehört zur Content Platform von d.velop. Wenn du weitere Personalprozesse digitalisierst, arbeiten andere Bausteine mit derselben Akte, etwa d.velop sign für die qualifizierte elektronische Signatur befristeter Arbeitsverträge oder d.velop process studio für Workflows wie Urlaubsanträge. Gehaltsabrechnungen kannst du mit d.velop postbox direkt aus der Akte an deine Beschäftigten zustellen. Beim Betriebsmodell entscheidest du selbst, ob die Personalakte in der Cloud, hybrid oder On-Premises läuft. Für Personaldaten ist diese Datensouveränität ein wichtiges Argument.
🎯 Factsheet: Digitale Personalakte – Definition, Vorteile und rechtliche Neuerungen im Überblick
Funktionen, Stichtag 2027 und Integrationsmöglichkeiten auf einen Blick
Fazit zur Pflicht für die digitale Personalakte
Die vollständige digitale Personalakte bleibt freiwillig, die elektronischen Entgeltunterlagen sind ab dem 1. Januar 2027 Pflicht. Wer bisher befreit war, muss bis zum Jahresende umstellen. Alle anderen sollten prüfen, ob ihre digitale Ablage den Formvorgaben entspricht.
Am meisten gewinnst du, wenn du die Pflicht nicht isoliert erfüllst. Ziehst du nur die Entgeltunterlagen ins System und lässt den Rest der Akte auf Papier, pflegst du dauerhaft zwei Ablagen für dieselbe Person. Mit einer vollständigen digitalen Personalakte liegt alles an einem Ort, für HR, Lohnbuchhaltung und die nächste Betriebsprüfung.
💻 Die digitale Personalakte frühzeitig einführen
Wer sich frühzeitig mit der digitalen Personalakte beschäftigt, schafft die Grundlage für effiziente Prozesse im HR-Team und erfüllt die Vorgaben für Entgeltunterlagen ab 2027.
Rechtlicher Hinweis. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall wende dich an deine Steuerberatung, deine Einzugsstelle oder den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte Pflicht
Ja. § 8 BVV richtet sich an alle Arbeitgeber. Auch wer nur Minijobber:innen beschäftigt, führt ab dem 1. Januar 2027 die Entgeltunterlagen elektronisch. Eine Ausnahme betrifft Beschäftigte in Privathaushalten, für sie gilt die Pflicht zur Führung von Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV nicht.
Nur teilweise. Ein zertifiziertes Abrechnungsprogramm stellt die Angaben zur Beitragsabrechnung elektronisch bereit. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, etwa Aufenthaltstitel oder Erklärungen zur Versicherungsfreiheit, stammen aber oft von Beschäftigten oder Behörden. Diese Dokumente brauchen zusätzlich eine strukturierte elektronische Ablage.
Die Deutsche Rentenversicherung kontrolliert die Einhaltung im Rahmen der Betriebsprüfung. Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte Unterlagen können dort beanstandet werden. Welche Folgen das im Einzelfall hat, beantwortet dir deine Steuerberatung oder der zuständige Prüfdienst.
Bei den meisten Entgeltunterlagen in der Regel ja, wenn du nach den Regeln der GoBD zum ersetzenden Scannen vorgehst. Für die vier Erklärungen mit Schriftform, etwa den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs, gilt das nur, wenn du den Scan mit einer fortgeschrittenen Signatur versiehst, sonst bewahrst du das Original zusätzlich auf. Bei unterschriebenen Verträgen und anderen Dokumenten mit Beweiswert klärst du vorher mit deiner Rechts- oder Steuerberatung, ob du das Original behältst.
Ja. Nach § 83 BetrVG haben Arbeitnehmer:innen das Recht, Einsicht in die über sie geführten Personalakten zu nehmen. Das gilt für die digitale Akte genauso wie für die Papierakte. In einem DMS lässt sich dafür ein Lesezugriff auf die eigene Akte einrichten.
Nein. Möglich sind eigenständige Personalakten-Software, Module einer HR-Suite oder eine Lösung auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems. Ein DMS hat den Vorteil, dass Personalakten, Entgeltunterlagen und weitere Akten wie Verträge in derselben Ablage mit einheitlichem Berechtigungskonzept liegen.
Ja, die DSGVO verbietet das nicht. Voraussetzung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter. Achte außerdem darauf, wo die Server stehen und ob Daten in Drittländer übermittelt werden, und stimme das Vorhaben mit dem Datenschutz in deinem Unternehmen ab.